Därför är det viktigt att du har extra goda kommunikativa och initiativtagande förmågor.
För att öka dina chanser att få ett ledigt administrativt assistentjobb måste du presentera dina meriter och fördelaktiga kompetenser redan i din ansökan. Här fokuserar många på CV:t, men i själva verket är det lika viktigt med ett lyckat personligt brev för administrativ assistent. Det dokumentet tillåter dig att komplettera och utveckla de konkreta punkterna du uppgett i CV:t, så att arbetsgivaren eller rekryteraren får sig en bättre bild av vem du faktiskt är i din yrkesroll.
I den här artikeln vill vi guida dig genom hur du skapar ett sådant lyckat personligt brev på ett så enkelt och fördelaktigt vis som möjligt. Vi kommer bland annat att behandla punkterna nedan:
- Ett personligt brev-exempel för administrativa assistenter.
- Hänvisningar till var du kan hitta fler exempel och liknande informativa texter.
- En kort guide i hur du fångar läsarens intresse genom att välja en intressant utsida till brevet.
- Genomgångar i hur du skriver varje del av ett personligt brev, med tillhörande exempel, tips och varningar.
- Svar på vanliga frågor om att söka jobb som administrativ assistent.
Table of Contents
Exempel på personligt brev för administrativa assistenter
Administrativ assistent
Hej Jessica Petrén!
Efter att ha arbetat som generell assistent i tre år utbildade jag mig inom administration, och nu vill jag få arbeta med mina nyfunna färdigheter och kunskaper som jag vet blivit en stor styrka i mig som arbetare. Jag söker mig just nu till tjänster i Stockholm och då jag hört goda saker om företaget Frantzén Group kunde jag inte undgå att inkludera er när jag såg annonsen på Indeed.se. En sådan möjlighet skulle vara ovärderlig i min karriärmässiga utveckling, och jag tror att jag skulle kunna frodas och göra riktigt bra ifrån mig tillsammans mer er.
Min karriär har framför allt bestått av roller inom kundbemötande, att utföra enklare ärenden, att föra anteckningar samt att arbeta effektivt ihop med kollegor. Jag har dessutom utvecklat starka färdigheter inom kommunikation, initiativtagande och inte minst administrativa uppgifter. Sedan jag vidareutbildade mig förra året ser jag även min problemlösningsförmåga som en drivkraft i mitt arbete, som jag säkerligen kommer att få dra nytta av i jobbet som administratör.
Sedan barnsben har jag därtill ofta varit på resande fot och rest till världens alla hörn. Det har verkligen givit mig en förståelse för olika kulturer och miljöer, och öppnat mig som medmänniska. Jag har redan fått använda mina erfarenheter i tidigare roller på flera sätt och det kommer säkerligen att fortsätta gynna mig i framtida tjänster. På internationella företag med fokus på restaurang och kultur, såsom erat, är jag övertygad om att det är en extra god merit att ha med sig.
Nu vill jag tacka för att ni ägnat mig och min jobbansökan uppmärksamhet samt för att ni förhoppningsvis anser att jag passar för den lediga tjänsten. Jag väntar ivrigt på svar och hoppas få höra från er inom en snar framtid!
Allt gott!
Petter Sjulander
Läs fler exempel och lärorika texter hos oss
Vi förstår om exemplet ovan inte riktigt tilltalade dig eller om du vill få läsa flera personligt brev-exempel av andra anledningar. I så fall kan du söka dig vidare på vår hemsida där det finns flera olika exempel på både personliga brev och CV:n som kan vara av stor användning. Du kan exempelvis ta en titt på våra CV-exempel för administratörer, för sekreterare och för studenter.
På hemsidan kan du även hitta andra informativa och lärorika texter såsom guider, artiklar och blogginlägg. De kan alla bidra med flera råd som underlättar arbetet att skapa en bra jobbansökan och att söka jobb i övrigt.
Börja med utsidan av ditt personliga brev
Om du anser att du samlat tillräckligt med information och inspiration och därmed önskar få påbörja ditt egna personliga brev rekommenderar vi dig att du börjar med utsidan först. Utsidan av brevet, eller layouten som den snarare kallas, utgör nämligen en otroligt viktig del av läsarens första intryck av dig och är därför en bra startpunkt. Den kan dessutom forma innehållet och påverka läsningen.
Layouten innefattar såväl design, färgval och typsnitt som struktur, rubriker och överskådlighet. Med den ser du till att läsaren får en uppfattning av att du är intressant och kan sticka ut ur mängden på ett rent visuellt vis, samtidigt som du visar att du kan framställa dokument som är tydliga, lättlästa och lätta att orientera sig i. Sådant är otroligt viktigt för administrativa assistenter, så försök att hitta en layout med markerade rubriker, ett klassiskt typsnitt, punktlistor, raka linjer och dylikt. Men se också till att inkludera någon form av spännande designdetalj och väl utvalda färgskalor som väcker läsarens uppmärksamhet.
Ladda ner en färdig mall
Ingen förväntar sig att du ska skapa en egen layout eller betala dyra pengar för att få hjälp av en grafisk designer eller liknande, utan välj istället färdiga mallar. Vi erbjuder exempelvis flera mallar på vår hemsida som är helt gratis och superenkla att använda. Samtliga är professionellt framtagna och granskade så att du kan vara säker på att de passa de flesta yrken och professionella sammanhang, och de går dessutom att ladda ner i såväl Word- som PDF-format.
Våra mallar går jättebra att specialanpassa och ändra för att de ska lämpa sig för just dig och din situation, och det rekommenderar vi dig att utnyttja. Du kan exempelvis välja färger, typsnitt, struktur och så vidare, och det är hur enkelt som helst.
Anpassa ditt språkbruk
En sista sak du alltid måste tänka på innan du skriver innehållet till ditt personliga brev är vilket språkbruk du ämnar använda. Ett personligt brev ska nämligen reflektera dig som administratör på ett djupare plan än CV:t, och ge läsaren en bredare bild av vem du i själva verket är i din yrkesroll. Det visar du enklast genom språket och ditt sätt att berätta mer om din professionella bakgrund.
Börja med att försöka framstå som positiv, ödmjuk och lättsam då företaget ju troligtvis söker en tilltalande kandidat med goda sociala färdigheter. Det lyckas du med genom att hålla god ton, ha ett positivt fokus och att berätta på ett objektivt vis om dina främsta meriter. Att hålla språket lätt och koncist kan också vara en bidragande faktor.
Sedan är det viktigt att du använder ett korrekt och formellt språkbruk utan slarvfel eller liknande missar. Du ska trots allt kunna skapa professionella texter i jobbet som administratör, och anpassa språk efter situation, så det är en mycket betydelsefull aspekt. Du lyckas säkerligen även framstå som extra kompetent och kvalificerad genom att använda ord som är branschenliga och som speglar yrket bra. Några sådana ord kan vara följande:
- Administration.
- Assistans.
- Logistik.
- Planering.
- Kommunikation.
- Samarbete.
- Service.
- Kompetens.
Inled brevet med dig själv
Om du börjar känna dig redo för att skriva ditt personliga brev så måste du börja i rätt ände. I detta fall, precis som gällande andra typer av första möten, är alltid rätt ände ditt eget namn. En sådan presentation ska stå, tillsammans med din yrkestitel, högst upp i dokumentet som en rubrik eller sidfot så att läsaren får ta del av det direkt.
Efter du angett ditt egna namn är det dags att nämna hen, och det kan du göra i en hälsningsfras. Här räcker det bra med ett “hej” följt av namnet på den ansvariga rekryteraren eller arbetsgivaren, så att du inte krånglar till det men ändå visar att du anpassat ditt brev och känner till vem du kommer ha kontakt med under rekryteringsprocessen. Att inkludera läsarens namn kan därtill skapa en god gemenskap mellan er och få läsaren att känna sig inbjuden.
Hälsningsfrasen behöver däremot inte vara något särskilt i övrigt. Undvik därför alternativ som kan verka löjliga, oseriösa, intima eller olämpliga på andra sätt. Några sådana exempel kan vara:
- Käraste (namn),
- Var hälsad (namn),
- Vänliga (namn),
- Välkommen (namn)!
- Hej där!
- Tjabba!
Skriv en fängslande inledning
När du gjort en presentation av såväl dig själv som läsaren och hälsat hen välkommen till ditt personliga brev så är det hög tid att fånga hens intresse i form av en inledning. Den ska besvara läsarens initiala frågor och på så vis visa att du är rätt person för arbetet i fråga. De frågorna brukar bestå av följande:
- Vem är du som anställd?
- Vad gör dig till en bra kandidat för just vår arbetsplats eller vårt företag?
- Varför söker du jobbet i fråga?
- Hur fick du reda på att tjänsten finns?
Du kan även välja att inkludera mer relevanta saker som du anser ger en god bild av dig och som du tror kan fängsla läsaren. Håll dig dock kortfattad och koncist, på maximalt tre eller fyra meningar, och spara detaljer och utvecklande information till senare sektioner. Annars riskerar du att förlora läsarens nyväckta uppmärksamhet!
Ett inledningsexempel för en assistent-administratör kan likna det nedan, som behandlar flera av frågorna ovan och som är kortfattad och intresseväckande:
Optimera det personliga brevet med spännande information
Inledningen är som namnet indikerar bara en inledning, så efter den är avklarad är det naturligt att fylla ditt personliga brev med ytterligare innehåll. Det räcker ofta med två till fyra sektioner, och samtliga ska vara tre eller fyra meningar var. De bör också behandla olika ämnen och aspekter av din karriärmässiga bakgrund, så att du behåller en tydlig struktur i brevet. Några förslag på vad ditt brev ska eller kan innehålla kan vara:
- Kompetenser, färdigheter eller kunskaper och när eller hur du fått dem.
- Drivkrafter, styrkor eller egenskaper och hur du använder dem i din yrkesroll.
- Värderingar, tankar eller åsikter och hur de samspelar med jobbet eller arbetsgivaren.
- Akademiska eller arbetslivserfarenheter som format dig som yrkesperson.
- Övriga erfarenheter och hur de påverkat din karriärmässiga utveckling.
Ett riktigt bra exempel på en sektion i ett personligt brev som behandlar privat information på ett professionellt vis, och därmed framställer det som en merit, kan se ut som det nedan:
Runda av ditt brev med en uppmaning
När du anser ditt personliga brev fullt av meriterande och intresseväckande innehåll behöver du avsluta det med en sista sektion – avslutningen. Den behöver inte likna de tidigare sektionerna, utan den bör bara bestå av ett par korta meningar utan ny information. Några förslag på vad den kan innehålla är:
- Ett tack till läsaren för att hen tagit del av din jobbansökan visat dig uppmärksamhet.
- En indikation på ditt engagemang, hopp och intresse i att få gå vidare i rekryteringsprocessen och bli övervägd som kandidat.
- En uppmaning till läsaren att ta kontakt med dig inom en snar framtid.
En avslutning som följer råden ovan och som bör lämna läsaren med en bra känsla kan se ut som följande exempel:
Avsluta med en avskedsfras och din underskrift
Det sista du behöver ange i ett personligt brev är avskedsfrasen, då den sätter punkt för innehållet på ett lämpligt sätt. Du bör alltid följa liknande riktlinjer för avskedsfrasen som du gjorde för hälsningsfrasen, och då handlar det främst om att välja en rättfram, lämplig och förväntad sådan. Några bra exempel kan vara:
- Vänliga hälsningar,
- Med vänlig hälsning,
- Många hälsningar,
- Hälsning,
- Tack!
- Allt gott!
Alternativ som är bättre att undvika då de kan framstå som oseriösa, intima, arroganta eller abrupta är:
- Tjena!
- Tack för mig!
- Kram,
- Må väl,
- Vi ses!
- Vi hörs snart!
Sammanfattning: Få till ett personligt brev för administrativ assistent
Som sammanfattning önskar vi få upprepa de främsta tipsen och varningarna vi lyft under artikelns gång, så att du enkelt kan kontrollera att du haft dem i åtanke under ditt skrivande. På så vis undviker du de vanligaste misstagen och påminner dig om några extra goda råd.
📌 Tips:
- Använd och ladda ner en färdig mall som fångar läsarens intresse och matchar ditt CV.
- Anpassa språkbruk och innehåll efter det yrke du söker samt den arbetsgivare du vill få anställning hos, så att du framstår som extra kvalificerad och lämplig.
- Optimera varje del av brevet och få på så vis utrymme nog att lyfta fram alla dina meriter och fördelar.
- Stick gärna ut och verka unik för att få läsaren att minnas dig. Det kan vara nyckeln till att få gå vidare i rekryteringsprocessen!
⚠️ Varningar:
- Undvik att uttrycka dig för långdraget eller avancerat, då hela din ansökan bör vara lättläst och inte ta upp för mycket av läsarens tid.
- Ödsla aldrig utrymme på information som är upprepande, irrelevant, uppenbar, inaktuell, falsk, oseriös eller olämplig på andra vis.
- Glöm inte bort att ange sådant som du anser relevant och meriterande, trots att det inte specifikt efterfrågas av din potentiella arbetsgivare eller rekryterare. Sådana unika aspekter kan trots allt få dig att verka minnesvärd och ge dig en unik merit.
Få mer hjälp och stöd här
Nu vill vi endast ge dig ett råd till innan du skapar din jobbansökan med såväl CV som personligt brev, och det är att kolla in vår hemsida. Där erbjuder vi nämligen en mängd olika resurser som kommer att ge dig värdefull inspiration och hjälp inför ditt arbete. Du kan exempelvis använda vår personligt brev- och CV-byggare, ladda ner våra gratis mallar, vässa dina kunskaper med våra blogginlägg, artiklar, guider och exempel.
Optimera dina kunskaper tillsammans med oss och skapa sedan en extra fördelaktig ansökan, så att nästa jobb blir ditt. Lycka till!
Vanliga frågor och svar om att söka jobb som administrativ assistent
Fråga: Vilka arbetsuppgifter har en administrativ assistent?
Svar: Som administrativ assistent kommer dina arbetsuppgifter främst handla om de administrativa uppgifterna i form av att hantera dokument och ärenden, att ta emot och svara på telefonsamtal, e-post och liknande, samt att assistera chefen med att föra anteckningar, protokoll eller liknande. Det kan också inkludera att hantera IT-tjänster, enklare HR-tjänster eller ekonomiska tjänster, eller att avlasta övriga anställda rent generellt. Det finns säkerligen mycket att göra, och du är spindeln i nätet!
Fråga: Vilken snittlön har administrativa assistenter?
Svar: Löneintervallet för administrativa assistenter ligger på 28 000-37 000 kronor i månaden, beroende på erfarenhetsnivå, utbildning, arbetsgivare, hur eftertraktad du och dina färdigheter är samt var i landet du arbetar. Förvänta dig dock ingen topplön som nyanställd, och ställ inga krav redan i din ansökan, utan förbli ödmjuk och arbeta dig uppåt över tid.
