Det är ett yrke som sker helt på distans via datorn, och som innefattar att hjälpa företag eller liknande med administrativa, kreativa eller i övrigt digitala uppgifter. Det kan handla om allt ifrån hantering av sociala medier och texthantering till kundservice, projektledning eller administration i olika former.
För att få jobbet krävs därför särskilda kompetenser, och de presenterar du i en jobbansökan med ett virtuell assistent-personligt brev. Många fokuserar på CV:t i ansökningen, men i själva verket kan det personliga brevet vara det som lyfter dig över de andra sökande kandidaterna.
I den här artikeln kommer vi att guida dig genom hela processen i att skapa ett sådant fördelaktigt och anpassat personligt brev. Det innebär förhoppningsvis att du slipper begå de vanligaste misstagen eller missa viktiga tips, och därmed snubbla på mållinjen och inte få det lediga jobbet du söker. Vi kommer bland annat att behandla följande:
- Ett konkret personligt brev-exempel som passar yrket.
- Länkar till ytterligare exempel och hjälpsamma texter.
- En kort guide i hur du optimerar det första intrycket via brevets utsida.
- Genomgångar i hur varje sektion bör formuleras med exempel, tips och varningar.
- Svar på vanliga frågor om att söka assistentjobbet.
Table of Contents
Exempel på personligt brev
Virtuell assistent
Hej Jenny Dahlbäck!
Efter tre år som administrativ assistent på ett PR-företag känner jag mig redo att ta mig an tjänsten som VA och äntligen få utföra arbetet på friare villor, vilket låter min kreativitet och effektivitet maximeras. På så vis blir jag en värdefullare tillgång till företag som vill utvecklas såväl inom företaget som utåt sätt, genom marknadsföring och kundkontakt. Jag såg er annons på LinkedIn och kände genast att jag var rätt person för jobbet, och eftersom att ni på Scan är så framåtsträvande och inriktade på optimering så kommer vi säkerligen att komma bra överens då sådana aspekter driver mig.
Min karriär har alltid kretsat kring administration, digitalisering, marknadsföring och liknande, och därför har jag bred kunskap inom områdena. Jag är bekväm med flera digitala system och verktyg, och är väl bekant med sociala medier såsom Facebook, Youtube, Instagram, Snapchat, Tiktok och så vidare. Jag har därtill goda förmågor inom ledarskap, samarbete, kundbemötande och försäljning.
Att jobba på distans och utföra allt arbete digitalt tror jag är ett nytt men effektivt sätt att optimera en arbetsplats, arbetsmoral och väcka ett driv. Det sparar tid och energi som annars går till spillo, och det låter mig som arbetare att i lugn och ro, och i största bekvämlighet, få utföra mina arbetsuppgifter på ett snabbare och bättre sätt. Sådana, och andra, lösningar intresserar mig oerhört, och det verkar även vara en viktig del i ert arbete vilket jag uppskattar.
Jag vill gärna få berätta mer om mig själv och mina meriter, så jag hoppas att ni överväger mig för tjänsten och att jag får komma på intervju. Vi hörs inom kort!
Tack!
Björn Pihl
Läs fler exempel och lärorika texter
Det är omöjligt att skriva ett generellt personligt brev som passar alla, och därför förstår vi om exemplet ovan inte var helt rätt för just dig. Om så är fallet kan du dock ta hjälp från vår hemsida där vi erbjuder många fler exempel för såväl personliga brev som CV:n. Du kan exempelvis ta en titt på vårt CV-exempel för administratörer, sekreterare, marknadsföringsansvariga eller ekonomiassistenter. Eller också kan du kolla in vårt exempel för konsulter, då det liknar yrket i fråga på flera sätt.
Du kan därtill hitta andra slags av informativa och hjälpsamma texter såsom blogginlägg, guider, artiklar och liknande på hemsidan. De kan alla bidra med tips och råd som underlättar att skapa en komplett jobbansökan.
Börja arbeta med ditt personliga brev utifrån och in
När du samlat på dig lite kunskap och inspiration och känner dig redo för att skapa ditt egna personliga brev, så bör du börja med att fundera på dess utsida. Utsidan, eller layouten, utgör nämligen det första och i många fall viktigaste intrycket, och det påverkar även läsningen och läsarens bild av dig som sökande kandidat. Layouten är därför ett perfekt första steg innan du ger dig på att skriva brevets innehåll.
Din layout innefattar allt ifrån färgval, design, typsnitt, överskådlighet och struktur, och den bör spegla såväl dig som ditt yrke. Det innebär att du behöver hitta en balans mellan det du finner snyggt och tilltalande, och det du tror kan få läsaren att associera din ansökan med en lämplig kandidat. Här brukar man dessutom prata om att hitta ett mellanting mellan att verka intresseväckande och unik, och att hålla dokumentet lättläst och tydligt. En digital assistent måste exempelvis ha en layout som är tydlig och utan distraktioner men samtidigt har en uppseendeväckande designdetalj. Välj därför ett lättläst typsnitt, punktlistor, markerade rubriker och färger såsom blått, grått eller som i övrigt kan kopplas till den digitala och strukturerade världen.
Välj rätt formalia och struktur på ditt brev
En aspekt av layouten, men som har med innehållet att göra också, är brevets formalia och struktur. Det är väldigt viktigt att du håller dokumentet lagom långt så att läsaren får tillräckligt med information men utan att behöva ägna alltför mycket tid på just din jobbansökan. En halv till en hel A4-sida brukar vara lagom. Sedan måste du även välja en lämplig struktur som leder rekryteraren eller din potentiella arbetsgivare genom läsningen och som kan göra att hen tar in så mycket som möjligt av informationen du lyfter fram.
Vi rekommenderar dig som söker assistentjobbet att strukturera brevets sektioner på följande sätt, då det är den enda strukturen som är logisk, förväntad och lämplig:
- Ditt namn och yrkesroll.
- En hälsningsfras.
- En inledning som väcker intresse.
- Två eller tre ytterligare sektioner med värdefull och relevant information.
- En avslutning.
- En kort avskedsfras följt av en signatur.
Vässa ditt språkbruk
Nu återstår det endast en sak innan du kan skriva ditt brev, och det är att fundera på ditt språkbruk. I yrket måste du nämligen ha goda kommunikativa förmågor, och de behöver läsaren få en tydlig bild av redan i din ansökan.
Börja med att fokusera på att uttrycka dig objektivt, ödmjukt och positivt för att framstå som en tilltalande och trevlig medarbetare. På så vis visar du att du kan samarbeta och hålla god stämning med kollegor, samt att ha ett gott kundbemötande om det skulle ingå i dina uppgifter. Du kan därtill hålla språket enkelt, kort och koncist för att understryka det positiva och ödmjuka intrycket ytterligare.
Därefter kan du försöka skriva på ett formellt och korrekt sätt, utan slarvfel eller liknande. Det är även en bra idé att ständigt hålla ett professionellt fokus utan att blanda in alltför privata detaljer, då läsaren vill lära känna dig som arbetare snarare än privatperson. Till sist kan det vara fördelaktigt att använda branschenliga ord och begrepp då det kan få rekryteraren eller arbetsgivaren att associera dig med yrket redan i din jobbansökan. De kan exempelvis inkludera:
- Administration.
- Kreativitet.
- Initiativ.
- Problemlösning.
- Samarbete.
- Produktion.
- Optimering.
- Hjälp.
- Assistans.
Inled med dig själv och läsaren
När du äntligen ska inleda brevets innehåll – texten – bör du börja med att presentera dig själv. Det kan du göra genom att ange ditt namn och din yrkesroll eller titel i en rubrik eller sidfot högst upp i dokumentet. Postadress, telefonnummer och liknande information är inte nödvändig eftersom att den redan står tydligt angivna i CV:t, så fokusera istället på det viktigaste.
Efter din presentation kan du lägga uppmärksamhet på läsaren, vilket är din potentiella arbetsgivare eller rekryterare, genom att skriva en hälsningsfras. En sådan skapar en god gemenskap mellan er båda och bjuder in läsaren på ett trevligt sätt. Om du därtill lyckas hitta namnet på läsaren så finns det många fördelar med att inkludera det i frasen. Det visar bland annat att du anpassat din ansökan efter den specifika tjänsten och ökar gemenskapen mellan dig och läsaren.
Hälsningsfrasen borde inte vara något särskilt i övrigt, utan det räcker ofta bra med ett “hej”. Andra alternativ blir tyvärr lätt olämpliga då de kan anses vara för intima, oseriösa eller löjeväckande. Sådana alternativ kan inkludera:
- Hejsan!
- Tjena!
- Min goda (namn),
- Kära (namn),
- Vänligaste (namn),
- Var hälsad,
Inledning
Efter den initiala presentationen och hälsningen är det dags att inleda själva brödtexten, och det ska göras i form av en intresseväckande inledning. Den ska i kort och gott visa vem du är samt svara på läsarens initiala frågor. Sådana kan förslagsvis vara följande:
- Vem är du som arbetare?
- Är du rätt kandidat för tjänsten?
- Varför söker du det specifika jobbet?
- Hur kommer det sig att du vill jobba på företaget eller arbetsplatsen?
- På vilket sätt fick du reda på att tjänsten fanns?
Du kan även inkludera ytterligare aspekter som du tycker är relevanta i sammanhanget. Håll dock inledningen kort, på tre eller fyra meningar, och spara ingående detaljer och dylikt till senare sektioner. Annars riskerar du att inte längre få behålla läsarens nyväckta uppmärksamhet, vilket ju tar bort hela poängen.
Ett utmärkt exempel på en inledning kan likna detta:
Fortsätt med spännande information om din karriär
När de inledande bitarna är avklarade behöver du fylla dokumentet med ungefär två eller tre sektioner till, som verkligen illustrerar att du är rätt person för den lediga rollen. Varje sektion bör endast vara tre eller fyra meningar och behandla varsitt ämne. Du skulle bland annat kunna behandla följande saker, som ju fördjupar eller kompletterar informationen som redan lyfts fram i din jobbansökan hittills:
- Kompetenser eller kvalifikationer och när eller hur du fått dem.
- Styrkor, drivkrafter eller andra fördelar som används i arbetet.
- Värderingar, tankar eller åsikter som samspelar med jobbet eller företaget.
- Tidigare erfarenheter som format din karriär.
- Övriga, personliga erfarenheter som bidragit till din karriärmässiga utveckling.
Ett exempel på en sektion som behandlar personliga detaljer men på ett professionellt och lämpligt sätt kan likna detta:
Avsluta brevet med en uppmaning
Om du fyllt dokumentet med meriterande punkter och redogörelser är det hög tid att runda av det med en sista, avslutande sektion. Den ska inte vara riktigt lika lång som de övriga sektionerna utan endast innehålla ett par kortfattade meningar. Avslutningen ska därtill inte ange någonting nytt. Försök att istället hålla dig till följande:
- Ett tack till läsaren för att hen läst och uppmärksammat din jobbansökan.
- Några små inslag som visar ditt engagemang, hopp och intresse för att få gå vidare i rekryteringsprocessen.
- En uppmaning till läsaren att ta kontakt med dig inom kort.
Du kan exempelvis efterlikna detta avslutningsexempel om du vill lyckas med den:
Avskedsfras och underskrift
Sist men inte minst kräver dokumentet att du sätter punkt för texten i form av en avskedsfras följt av din underskrift. Avskedsfrasen behöver inte nödvändigtvis vara något särskilt, men den bör vara lika lämplig och enkel som hälsningsfrasen. Här kan du exempelvis välja bland dessa alternativ:
- Med vänliga hälsningar,
- Hälsning,
- Många hälsningar,
- Vänliga hälsningar,
- Allt gott!
- Tack!
Avskedsfraser som ofta används men som brukar kunna verka oseriösa, intima, arroganta eller abrupta kan likna alternativ såsom:
- Tjadå!
- Vi ses snart!
- Vi hörs!
- Må väl,
- Varma hälsningar,
- Kram,
Sammanfattning: Få nästa lediga jobb genom att skriva ett virtuell assistent-personligt brev
Innan du skickar in din jobbansökan är det viktigt att du låter någon du litar på korrekturläsa den. Du bör därtill försäkra dig om att du haft våra viktigaste tips och varningar i åtanke, och det gör du enklast genom att checka av listan nedan.
📌 Tips:
- Använd gärna en färdig mall så att du optimerar det första intrycket av din jobbansökan.
- Anpassa ditt språkbruk och brevets struktur för att framstå som extra kompetent, kvalificerad och tilltalande inför läsaren.
- Försök att optimera alla sektioner och delar av brevet, då det gör innehållet mer intressant och ger dig utrymme att berätta om fler meriter och fördelar.
- Stick gärna ut och verka unik så att du blir minnesvärd och ökar dina chanser till att gå vidare i rekryteringsprocessen.
⚠️ Varningar:
- Anpassa gärna innehållet efter vad som efterfrågas av rekryteraren eller arbetsgivaren, men glöm inte sådant som du anser intressant eller meriterande.
- Gör inte brevet för långt utan håll dig till den lämpliga strukturen och formalian på maximalt en A4-sida.
- Ange aldrig information som är överflödig, upprepande, uppenbar, falsk, irrelevant, inaktuell, oseriös eller olämplig på andra vis.
Få mer hjälp hos oss
Trots hjälpen som artikeln ovan tillförser så förstår vi att ditt personliga brev fortfarande kan verka krångligt att få till. I så fall kan du klicka dig in på vår hemsida där vi erbjuder fler hjälpsamma resurser. Du kan exempelvis läsa våra exempel, texter och gratis mallar. Eller också kan du använda vår superenkla personligt brev- eller CV-byggare som gör processen snabbare och roligare.
Ta chansen att optimera din jobbansökan tillsammans med oss redan idag, och se hur jobberbjudande blir allt fler. Lycka till!
Vanliga frågor och svar om att söka jobb som virtuell assistent
Fråga: Finns det utbildningar för att bli virtuell assistent?
Svar: Ja, det finns faktiskt utbildningar som riktar sig direkt till yrket både på högskolenivå och gymnasienivå. Du kan dessutom skapa en lämplig utbildning på egen hand genom att gå kurser inom administration, datavetenskap, sociala medier, digital marknadsföring och så vidare.
Fråga: Måste man jobba på distans som virtuell assistent?
Svar: Det som många ser som den största fördelen med arbetet som virtuell assistent är att hen kan jobba varifrån som helst, då arbetet sker på distans. Dock arbetar vissa ändå på ett kontor om arbetsplatsen eller företaget erbjuder det, men dina arbetsuppgifter kommer fortfarande att ske via datorn.
Fråga: Vilka egenskaper behövs för att bli en bra virtuell assistent enligt arbetsgivare?
Svar: Det är väldigt viktigt att en virtuell assistent är driven, självständig och initiativtagande då jobbet ju kräver stort eget ansvar. Sedan behöver assistenten därtill ha goda tekniska förmågor, då arbetet sker digitalt, och klara av att arbeta med många bollar i luften. Yrket innebär nämligen i de flesta fall många olika uppgifter med täta deadlines, som ska göras parallellt.
 |
 |
 |
 |
