Hur du utformar ett sensationellt kontorsassistent CV som får arbetsgivarna att häpna

Även om någon har en lång erfarenhet och bra utbildning så är det inte säkert att personen får jobbet om den har ett dåligt eller fult CV. Det kan dock gynna dig som inte riktigt har lika bra kompetenser som de andra, men som har ett riktigt bra CV. Att det är så beror på att vi människor i många fall föredrar sådant som är vackert. Rekryteraren eller arbetsgivaren kommer undermedvetet att bedöma personen som har skrivit CV:t direkt när rekryteraren får syn på hur CV:t ser ut.

Är det ett fult CV kanske rekryteraren undermedvetet redan har avfärdat den personen som en potentiell kandidat. Men om det är ett fint CV så vill rekryteraren läsa mer. Men självklart behöver inte bara utsidan vara vacker, utan innehåller behöver även vara riktigt bra formulerat och intressant. Här kommer vi in i bilden och hjälper dig. Vi är experter på funktionella och bra CV:n, som samtidigt ser snygga ut. Förhoppningsvis kommer vi att kunna hjälpa dig med att lyckas med ditt CV. Nu kör vi igång!

Vad gör en kontorsassistent och vad för typ av jobb är det?

En kontorsassistent är något som hjälper till med olika uppgifter på ett konto. Det kan inkludera saker som att hjälpa till med administrativa uppgifter, boka möten, inköp av kontorsmaterial, att fixa saker på kontoret som att brygga kaffe eller beställa lunch, och i vissa fall även ta emot besökare och svara på mejl. Exakt vilka arbetsuppgifter som du kommer att ha beror helt på vem som din arbetsgivare är och vad för typ av kontor som du jobbar på.

På vissa ställen kanske du har ett jobb som är lite mer inriktat på att assistera kollegorna, medan på andra jobb så kanske du jobbar mer med de administrativa på arbetet, som att sortera och kopiera papper, skapa möten och kanske bokföra löner och liknande. Eftersom att yrket är så brett så är det väldigt viktigt att du noga läser igenom jobbannonsen så att du vet vad som väntas av dig.

Behöver en kontorsassistent ha en utbildning för att börja jobba som det?

Vad för krav på utbildning som krävs för en kontorsassistent kan vara lite varierande beroende på vilken arbetsgivare som anställer dig. Kontorsassistent är dock ett jobb på grundnivå så du behöver inte ha en utbildning från universitet eller högskola som ligger på en lite högre nivå. Vissa arbetsgivare har inga krav på utbildning alls och det viktigaste är att du kan utföra ditt arbete på ett bra sätt. Andra har dock som krav att du t.ex. måste ha en examen från ekonomiprogrammet på gymnasiet. Det kan alltså se väldigt olika ut och därför bör du kolla upp vad som finns för krav på just det arbetet som du är intresserad av.

Finns det några smarta saker som man bör nämna om man vill skriva ett CV som kontorsassistent?

Eftersom att jobbet som kontorsassistent är ett väldigt grundläggande jobb så bör du fokusera på att ta med saker som kommer att uppfattas som väldigt meriterande, om du har något sådant. Det innebär saker som de flesta sökande kandidater inte har. Kanske är det att du har läst några kurser om administration eller ledarskap på universitet eller högskola. Eller så har du mycket erfarenhet av liknande yrken. Det är sådana saker som upplevs som betydligt mer meriterande kompetenser än de flesta andra.

Dessutom så har de flesta sökande kandidater inte sådana kompetenser och meriter, vilket innebär att du kommer att sticka ut gentemot de andra sökande. Förutom det bör du även fokusera på alla tidigare arbetslivserfarenheter som du har. Du kanske inte har jobbat som just kontorsassistent tidigare och tycker eller tror inte att någon annan erfarenhet som du har är relevant för det jobb som du är intresserad av nu. Men faktum är att nästan all erfarenhet som du har är relevant, du måste bara lära dig att skriva om den på rätt sätt. Vi kommer gå in lite mer om det senare under punkterna med vanliga misstag som du kan göra i ett CV.

Här kommer ett fantastiskt exempel på hur ett CV för en kontorsassistent kan se ut

Det finns några vanliga misstag som du bör undvika när CV:t ska skrivas

Att skriva ett bra CV är en svår uppgift för de allra flesta och det behöver självklart mycket övning för att du ska bli riktigt duktig på det. Det finns några vanliga misstag som många som skriver CV:n gör och vi har samlat dessa i en liten lista där vi ska förklara vad felet är och lite tips vad du kan göra åt det.

Att du tar med information som verkligen inte är relevant

Ett misstag som är oerhört vanligt när det kommer till att skriva CV:n är att författaren helt enkelt inte vet vad som är mest relevant av dennes erfarenheter och försöker trycka in så mycket som möjligt i CV:t och hoppas på att något landar rätt. På det sättet bör du inte göra då det bara visar för arbetsgivaren att du inte vet vilken riktning som du vill ta i CV:t. Du bör istället visa att du tydligt vet vad du förmedla och sedan så skriver du ett CV som stärker den bilden.

Fundera ut en bild av dig själv som du vill visa för arbetsgivaren och sedan så skriver du ett CV baserat på den. Du bör ha en tydlig bild i huvudet över vad du vill visa och du ska också presentera informationen på ett logiskt och följsamt sätt för rekryteraren. Denne ska inte behöva leta efter vad du vill säga i CV:t utan det är din uppgift att visa det.

Att du missar att ta med information som faktiskt är meriterande

Ett annat vanligt fel är att du faktiskt missar att ta med den informationen som är meriterande. Här syftar vi inte på tidigare arbetslivserfarenheter inom just det yrket eller en relevant utbildning. Nej, här syftar vi på de saker som inte verkar vara relevanta vid första anblick, men som ändå kan tillföra något till ditt CV. Du kanske har jobbat på ett café innan. Vid första anblick låter det inte så relevant för ett jobb som kontorsassistent, men på caféet kanske du dessutom hade arbetsuppgifter av administrativ karaktär, som att du förde in inkomster i bokföringen eller beställde nya varor.

Det är sådana arbetsuppgifter som är relevanta för ett jobb som kontorsassistent eftersom att det är arbetsuppgifter som liknar de som du kommer göra på ditt nya jobb. Därför är det väldigt vitalt att du faktiskt hittar sådana erfarenheter som vid första anblick inte verkar vara meriterande, men som du kan vinkla på ett sådant sätt att de liknar de arbetsuppgifter som du kommer att utföra på ditt nya jobb.

Att du inte tydligt beskriver vad du har för erfarenhet

En punkt som går in i det som vi nämnde ovan är att de som skriver CV inte tydliggör vad för erfarenhet som de faktiskt har. Ett vanligt misstag är att bara skriva sin yrkestitel, arbetsgivarens namn och tidsperiod och sedan så känner man sig klar. Det säger dock ingenting för arbetsgivaren vad för tidigare jobb som du haft. Det räcker inte bara med att nämna yrkestiteln. Visst arbetsgivaren kanske kan gissa vilka tidigare uppgifter som du har haft, men det ska denne naturligtvis inte behöva göra.

Istället bör din ansökan vara väldigt tydlig med vilka erfarenheter som du faktiskt har. Du bör ta med vad du gjorde på arbetet och vad du har lärt dig från det. Det ger arbetsgivaren en tydligare bild av vad du kan och vad du vill på arbetet.

Att CV:t inte är tillräckligt tydligt och uppfattas som rörigt

Ett annat vanligt misstag är att du inte riktigt vet hur du ska utforma CV:t. Kanske har du ett jättebra innehåll, men det visuella är upplagt på ett sådant sätt som gör att rekryteraren inte kommer att vara intresserad av att veta mer om dig. Som administrativ assistent är det inte bra alls att ha ett otydligt eller rörigt CV eftersom att några av de viktigaste egenskaperna som du har som assistent på ett kontor är att kunna sammanfatta och samordna information på ett tydligt och strukturerat sätt. Dina sådana kompetenser visar du redan i CV:t så se till att du får till en snygg layout.

Du bör dela upp CV:t i väldigt tydliga sektioner och där det finns gott om mellanrum mellan alla sektioner så att det blir lätt att läsa. CV:t bör uppfattas som luftigt och lättläst. Du bör också undvika att skriva allt för mycket text i antingen punktform eller löpande text. Ett bra CV är ett CV som blandar mellan dessa två typer. Det gör CV:t lite mer dynamiskt att läsa.

Dessa olika punkter är viktiga att skriva om i CV:t

Vi nämnde ovan att det finns olika sektioner i CV:t som du ska dela upp det i. Vi kommer att nämna dessa sektioner här och förklara dem lite närmare. Det är sektioner som bör vara med. Utan alla dessa så kanske CV:t upplevs som tomt eller som att det saknas något.

Börja med en kort lista där du tar upp dina uppgifter – en header

Det första som rekryteraren bör fästa blicken vid när denne börjar läsa ditt CV är headern. Headern är en kort lista med viktiga uppgifter till dig. Det kan vara uppgifter som adress, telefon-nummer till dig, namn, yrkestitel, mailadress och ditt konto på LinkedIn. Helt enkelt saker som arbetsgivaren behöver för att skaffa sig en bild av dig. Dessa är viktiga för att rekryteraren ska veta vem du är och så att processen vid rekryteringen blir smidigare.

Skriv en sammanfattning om dig och ditt yrke – en introduktion

Sedan kommer den enda delen i CV:t som är med löpande text. Här har du verkligen chansen att beskriva lite närmare vem du är rent yrkesmässigt och hur din karriär ser ut. Se därför till att verkligen utnyttja den möjligheten eftersom att det är den enda gången i CV:t som du får chansen att beskriva information om dig själv på det sättet i ett löpande format.

Det ska som sagt vara i löpande form och du får då välja ut information själv som du vill skriva om. Du kan ta med yrkesrelaterade erfarenheter, mål eller drömmar, projekt som du har lyckas med etc. Det är egentligen bara din fantasi som sätter gränser så se till att skriva en riktigt bra introduktion som får arbetsgivaren intresserad av dig.

Beskriv dina tidigare jobb och förklara vad du har gjort – arbetslivserfarenheter

Nu kommer vi in på det som vi har nämnt tidigare. Nämligen att du ska skriva om de arbetslivserfarenheter som du har. Du bör ta med sådana erfarenheter som du kan beskriva på ett sådant sätt att de låter väldigt relevant och meriterande för en tjänst som kontorsassistent. Först bör du ta med den tekniska informationen om arbetet: vart du jobbade, när du jobbade, vad för yrkestitel som du hade och vad arbetsgivarens namn var.

Sedan ska du ta med det som vi nämnde ovan. Nämligen en liten lista med några punkter i löpande text där du beskriver vad du gjorde på jobbet och vad för typ av lärdomar som du fick av det. Här har du verkligen chansen att skräddarsy punkterna så att det passar ditt nya jobb som du söker. Du bör fokusera på kompetenser och egenskaper som en arbetsgivare som vill ha en kontorsassistent letar efter.

Lista dina relevanta utbildningar och berätta vad för examen som du har – utbildningar

Sedan tar du med dina utbildningar. Det ska enbart vara relevanta utbildningar som är kopplade till ditt yrke och det räcker egentligen med att du ta med din senaste utbildning. Här tar du med de tekniska delarna, precis som för arbetslivserfarenheterna, och nämner utbildningens namn, ort och lärosäte, samt när du läste utbildningen. Skippa dock listan med vad du fick göra. Om nödvändigt kan du istället ta med om du läst någon relevant kurs eller inriktning.

Ta med en lista på alla viktiga förmågor och kvalifikationer som du har – kompetenser

Sedan kommer dina kompetenser och dessa kan du placera i slutet av CV:t eller kanske i en egen sektion till vänster på sidan. I den ska du bara ta med en kort punktlista över de kvalifikationer och kompetenser som du har. Du bör helst nämna saker som är mätbara, så att du kan bevisa för arbetsgivaren att du besitter de kompetenser som du säger att du gör, och som är relaterade till ditt yrke. Du kan dock ta med övriga kompetenser också om det är någonting som du känner är viktigt att nämna.

Avsluta med ett personligt brev och gör dig redo att skicka in de samlade dokumenten i din ansökan

Innan du är klar och redo att skicka in din ansökan bör du lägga till en personligt brev. Det är ett sätt att ytterligare skriva lite om din personliga egenskaper och kompetenser. Det bör vara ett komplement till CV så upprepa inte något som du skrev där, utan kom med ny information. Det ska vara som en slags längre introduktion och allting ska skrivas i löpande form. Försök att förklara för just det företag som du söker jobb hos varför just du bör få jobbet som de erbjuder.

Avslutningsvis: Det här är det bästa sättet du kan skriva ett CV på för att få jobb som kontorsassistent

Guiden är ny nästan slut och vi hoppas att den har varit lärorik, förhoppningsvis kommer du nu att kunna få jobbet som du drömmer om. Lycka till och glöm inte att kolla på tipsen som vi har samlat nedan.

📌 Tips:

⚠️ Varningar:

Det finns fler hjälpmedel på vår hemsida som du bör använda dig av

Om det är så att du inte riktigt hittade vad du sökte efter här. Du kanske jobbar inom en annan bransch och yrke och är intresserad av en guide som är baserat på ditt yrke, då får du gärna spana in alla våra andra guider som vi har skrivit och som är baserade på olika yrken. Dem finns här. Kanske vill du jobba som administrativ assistent, kundtjänstrepresentant eller verkställande assistent istället.