Som tur är så finns vi här. Vi är experter på CV:n och är här för att hjälpa dig och alla andra att skriva riktigt bra CV:n som gör att ni blir anställda på ert drömjobb. Om du vill jobba som kontorschef är den här guiden därför perfekt för dig. Läs vidare för att få tips och trix på hur du ska gå tillväga för att skriva ett riktigt bra CV för en kontorschef.
Table of Contents
Vad är en kontorschef och vad för typ av arbete gör en sådan?
En kontorschef är helt enkelt någon som jobbar som chef över en grupp människor som jobbar på kontor. Vad för typ av kontor kan därför se väldigt olika ut. Kanske är det ett företag som säljer konsulttjänster eller någon som överser marknadsföringen.
Vad för typ av chefsroll som du får och vad för typ av arbetsuppgifter som du kommer att göra ser därför väldigt olika ut beroende på vilken arbetsgivare som du har. Det är därför viktigt att läsa eventuella jobbannonser väldigt noga så att du vet exakt vad för något som krävs av dig.
Vanligtvis är det dock kontorschefens uppgift att övervaka och överse arbetet på kontoret, ta medarbetarsamtal och lönesnack med de anställda, se till så att det finns goda relationer mellan ev. kunder och de anställda, ser till så att de anställda har och får rätt förutsättningar för att lyckas med sina arbetsuppgifter och sköter personaladministration. Beroende på vad för typ av tjänst det är så kanske chefen dessutom ansvarar för inköp av kontorsmaterial och liknande varor, samt överser försäljning och köp av tjänster.
Vad för typ av akademisk examen krävs för att få jobb som chef på ett kontor?
Det finns väldigt många olika vägar till att bli chef och därför finna det också flera olika utbildningar som man kan gå för att komma dit. Många börjar på ett lägre jobb och jobbar sig sedan uppåt mot en chefsposition. Då kanske de har en kandidatexamen i marknadsföring, ekonomi, kommunikation eller något liknande, och börjar inom en sådan tjänst för att senare bli chefer inom deras respektive område.
Många väljer också att utöka sin kompetens genom kompetensutveckling, vilket är ett bra sätt att snabba på processen mot en chefsposition. T.ex. kan man gå en ledarskapsutbildningen eller en kurs i organisation. I slutändan handlar det om vem som arbetsgivaren tycker är mest kompetent och lämplig för chefsrollen och då spelar det mindre roll vad för typ av tidigare utbildning som personen har. Om du ska gå en utbildning bör du dock gå något inom ämnena ovan eller inom något liknande.
Vad behöver en kontorschef för egenskaper?
Son nämnt ovan är det till största delen hur chefskandidaten verkar och vad för egenskaper och kompetenser som den har. Även om någon annan är högre utbildad så är arbetsgivaren mer intresserad av den som har tydliga ledarskapskvaliteter.
Någon som har en ledarskapsroll och jobbar som chef över ett kontor bör ha någon egenskaper som utmärker den som en riktigt bra ledare. Chefen bör ha en stark ledarskapsförmåga, vara duktig på att fatta viktiga beslut och prioritera, samt ha kunskap och förstå hur deras bransch, industri och verksamhet ser ut och eventuellt ha förståelse för hur ekonomin fungerar, både i företaget och i stort.
Ledarskapsförmåga
Det är viktigt att chefen har en bra ledarskapsförmåga eftersom att dennes uppgift är att samla medarbetarna och kunna motivera dem till att sköta sitt arbete på bästa sätt. Chefen är också länken mellan företaget och de anställda och det är viktigt att chefen kan sköta den kontakten på bästa sätt. Chefen blir på många sätt de anställdas trygghetspunkt och då är det viktigt att de anställda har förtroende för denne, vilket de på lättast sätt får genom att chefen är en duktig ledare.
Duktig på att fatta viktiga beslut
Få har förtroende för en chef som velar eller är osäker i sitt beslutsfattande. Det är viktigt att chefen på ett rakt och konkret sätt kan fatta viktiga beslut och leda sina anställda på rätt väg. Det är viktigt att chefen ger ifrån sig en tydlig, självsäker och stark bild och det gör den genom att fatta beslut som speglar det. Det skickar tydliga signaler till de anställda, vilket naturligtvis är viktigt för medarbetarnas förtroende för chefen.
Duktig på att prioritera
En chef har oftast många olika ansvarsområden och sysslor, inte bara saker som rör ens egna arbetsuppgifter, utan också saker som rör de anställdas. Därför är det viktigt att kunna prioritera, välja det som är viktigast och göra upp en plan över hur allting ska genomföras. Om en chef inte är duktig på det kan det bli så att det istället blir massor med halvfärdiga uppgifter som inte leder någonvart. Det är därför viktigt att chefen kan leda de anställda på bästa sätt och öka effektiviteten.
Kunskap om branschen, industrin, verksamheten
Det är också viktigt att chefen har god koll på vad som gäller inom just den branschen som de jobbar inom. Alla branscher eller verksamheter ser olika ut och därför behöver olika företag olika saker. Chefen behöver ha koll på hur sådana saker ser ut för att kunna leda sina medarbetare på bästa sätt, men också för att kunna utveckla strategier, lösa problem och förhålla sig till sina konkurrenter.
Kunskap om ekonomin
Sist men inte minst är även ekonomin viktigt. Det är inte säkert att kontorschefen behöver ha koll på det, det beror på vilka arbetsuppgifter som chefen har. Det ingår dock ofta att ha något typ av budgetansvar, även om man inte är ekonomichef, och se till så att den ekonomiska vereksamheten på kontoret också går runt.
Så här bör du gå tillväga för att skriva ett CV som är specifikt utformat för en kontorschef
För att skriva ett riktigt bra CV för en kontorschef bör du alltså fokusera extra mycket på dina egenskaper. Här är det inte viktigast att du har lång erfarenhet eller är högst utbildad, istället bör du ha de kvaliteter, kompetenser och egenskaper som gör dig kvalificerad för jobbet.
Fokusera därför lite extra på dina kompetenser och egenskaper, samt ge konkreta exempel på när du gått in i en ledarroll och hur du hanterade det. Det är viktigt att du visar att du har det som krävs för att bli en riktigt bra ledare och det är sådant som du bör fokusera på i ditt CV.
Vad för typ av språk som du bör ha för att framstå som en kompetent kontorschef
För att framstå som en riktigt bra ledare så är hela bilden som du ger av dig själv i CV:t viktigt. Det är inte bara informationen i CV:t som är viktigt, utan också hur du formulerar och lägger upp det. Du bör därför använda ett språk som passar en chef. Saklig och objektivt, men ändå självsäkert och konkret. Du vill inte låta dryg eller som att du skryter, men du bör ändå tydligt få fram vilka egenskaper som gör dig till en bra ledare.
Läs dessutom igenom CV:t flera gånger så att du undviker att få med slarvfel eller stavfel. DEt ser väldigt illa ut om CV:t är fullt med slarv när du söker rollen som kontorschef. Innebär det att du också slarvar med dina arbetsuppgifter?
Ett riktigt bra exempel på hur ett CV för en kontorschef kan se ut
19790321-XXXX
Kontorschef
070-167309636
josefin.karlsen@exempel.com
Storebrogatan 157C
78594, Helsingborg
linkedin.com/josefin.karlsen
Introduktion
Efter nästan 12 års erfarenhet av chefsyrket letar jag mig nu vidare till en tjänst som större omfattning och större ansvar. Jag har tidigare varit chef över ett team med 12 medarbetare och arbetsuppgifterna inkluderade att överse inköp av nya maskiner, skapa budgetar, följa upp budgetarbetet och se till så att vi möter företagets målsättningar. Min uppgift var att överse de anställda, motivera dem om nödvändigt och se till så att vi alla jobbade mot samma mål. Det var även jag som översåg kundkontakten och kontakten med våra leverantörer.
Arbetslivserfarenhet
2017-nuvarande
Kontorschef
SvabAB, Helsingborg
- Ledde ett mindre team på 12 anställda och där våra uppgifter var att överse budgetar, göra inköp och möta företagets målsättningar.
- Jag ledde teamet och var den som hade det sista ordet och såg till att allt genomfördes på rätt sätt.
- Jag lärde mig mycket om hur man leder ett team på bästa sätt och vikten av ett gott samarbete.
2011-2017
Kontorschef
Konsult AB, Helsingborg
- Var chef över ett team med 9 konsulter och jag såg till att de fick stöttning och kunde sköta sina arbeten på bästa sätt.
- Skötte kontakten med våra kunder och såg till så att det alltid fanns ett gott samarbete mellan våra konsulter och våra kunder.
- Skötte även personaladministrationen och såg till så att allting på kontoret flöt på bra.
- Jag lärde mig hur en chefsposition i kontormiljö ser ut och hur man leder och vägleder ett team på bästa sätt. Utvecklade även min sociala kompetens då jag hade tät kontakt med företagets kunder.
Utbildning
2009-2011
Masterprogram i ledarskap och organisation
Helsingsborgs högskola
2000-2003
Kandidatprogram i kommunikation och marknadsföring
Helsingsborgs högskola
Kvalifikationer och kompetenser
Kvalifikationer:
- Över 12 års erfarenhet som kontorschef.
- Masterexamen inom ledarskap och organisation.
- Kandidatexamen inom kommunikation och marknadsföring.
Yrkeskompentens:
- Avancerade kunskaper inom företagande och budgetering.
- Väldigt goda ledarskapsförmågor.
- Väldigt goda pedagogiska förmågor.
- Goda kunskaper inom kommunikation och marknadsföring.
Övrig kompetens:
- Talar svenska som modersmål.
- Talar engelska flytande.
- B-körkort.
Det är viktigt att strukturen blir genomtänkt och snygg
Som nämnt ovan är det väldigt viktigt att det visuella i CV:t blir minst lika bra som själva innehållet. Därför bör du strukturera upp CV:t på ett bra sätt och och få det visuella att se väldigt proffsigt ut. Vi rekommenderar att du använder följande struktur:
Header
Du börjar CV:t med att lista dina personliga uppgifter. Det är uppgifter som adress, mail, telefonnummer, namn, yrkestitel, födelsedatum och eventuellt en länk till ett konto som LinkedIn. Civilstatus, eventuella barn eller husdjur är därför inte relevant eller lämpligt alls. Du bör bara ta med sådant som en eventuell arbetsgivare är intresserad av.
Introduktion
Under introduktionen så skriver du en kort introduktion om ditt yrkesjag och skriver lite om din karriär, drömmar, mål, ambitioner, lärdomar etc. Det är fritt vad du kan välja att ta med i introduktionen, men det är viktigt att det väcker arbetsgivarens intresse och att den vill fortsätta att läsa mer om dig och kanske kalla dig på intervju. En välskriven introduktion kan se ut så här:
Arbetslivserfarenhet
När det kommer till arbetslivserfarenhet så listar du helt enkelt de tidigare jobb som du har haft. Du bör dock tänka på att sålla bland dina jobb och bara välja ut dem som är relevant för den nya tjänsten som du söker.
Ett misstag som många göra är att lista alldeles för många jobb vilket leder till att rekryteraren inte vet vad det är som du vill visa med jobben. Ta istället med ett fåtal relevanta jobb och gör en kort punktlista där du förklarar vad du gjorde på jobben och vad du lärde dig.
På varje jobb bör du även ta med företagets namn, ort, din yrkestitel och den tidsperiod som du jobbade på jobbet.
Utbildning
Utbildningen listar du på exakt samma sätt med lärosätets namn, utbildningens namn, ort och den tidsperiod som du studerade på utbildningen. Du behöver inte ta med en punktlista över vad du fick göra på utbildningen, men om du har gått på någon meriterande kurs eller har läst en viss specialisering så kan du nämna det.
Egentligen behöver du bara nämna den senaste utbildningen, men om du har flera utbildningar på universitetsnivå så bör du nämna alla relevanta.
Kompetenser
Till sist så listar du alla kompetenser som du har. Om du har många kompetenser så kan du dela upp dem i flera listor, t.ex. yrkeskompetenser och övriga kompetenser.
Ta också med ett personligt brev och nämn att du har referenser
Du bör också ta med ett separat dokument där du har med ett personligt brev. Ett personligt brev är ett sätt för dig att ge en djupare bild av hur du är som yrkesperson, och förhoppningsvis öka chansen att du blir anställd hos det företag som du vill.
Du bör lägga upp det på samma sätt som för introduktionen, men undvik att bli för privat och undvik också att upprepa det som du nämnde i introduktionen. Du kan nämna vissa saker igen, om du lägger till ny relevant information, men i annat fall bör du undvika att nämna saker som du redan nämnt innan eftersom risken finns att du upplevs som tjatig.
De flesta arbetsgivare vill också ha referenser eftersom att det är ett sätt att få en bredare bild av dig, samt ett sätt att få se om du har berättat stämmer. Du bör inte ha en närstående eller vän som referenser, utan fråga istället en före detta chef eller en gammal kollega. De känner ändå ditt yrkesjag bäst. Du kan indikera att du har referenser genom att skriva: “referenser lämnas på begäran” i slutet av CV:t.
Avslutning: Så här skriver du ett riktigt bra CV för en kontorschef
Vi hoppas att du genom den här guiden har lärt dig exakt hur du bör gå tillväga för att lyckas med att skriva ett riktigt bra CV. Du får gärna läsa om guiden flera gånger elller komma tillbaka hit igen när du väl skriver ditt CV. Förhoppningsvis har du nu alla verktyg för att skriva ett riktigt bra CV. Nedan kommer några tips och varningar som kan vara bra att ha med sig:
📌 Tips:
- Se till att du använder ett snyggt och proffsigt språkbruk som passar någon som söker jobb som chef. Läs också igenom CV:t noga så att du upptäcker stav- och slarvfel i god tid.
- Tänk på att strukturera CV:t på ett snyggt sätt så att det både blir lättläst och proffsigt.
- Tänk på att också ta med ett personligt brev och referenser då det ger en djupare bild av dig.
- Tänk på att bara ta med din senaste utbildningen. Din gymnasieexamen är inte så intressant om du har en universitetsexamen. Om du har flera examen på universitetsnivå bör du dock nämna alla som är relevanta för det jobb som du söker.
⚠️ Varningar:
- .Undvik att låta för dryg eller skrytig. Du vill vara självsäker, men inte jobbigt sådan. Visa att du har det som krävs för rollen som chef.
- Undvik också att ta med alltför personliga saker. Det är bara dig som yrkesperson som är relevant här. Undvik alltså att nämna barn, civilstatus och eventuella husdjur.
- Undvik att göra CV:t för långt. Det är bättre att hålla det kort och koncist så att rekryteraren inte tappar intresset när den läser ditt CV.
Fler resurser från oss som du gärna får använda för att lyckas med ditt CV-skrivande
Om du behöver mer resurser för att lyckas med ditt CV-skrivande eller inte riktigt hittade vad du letade efter här så får du gärna spana in våra andra hjälpmedel på vår sida. Vi har CV-mallar som du kan använda dig av för att få till en riktigt snygg layout. Vi har också en karriärblogg med ytterligare tips och CV-exempel (precis som det här) som hjälper dig som vill skriva ett CV utifrån ett visst yrke.
