Skriv ett riktigt framgångsrikt administration assistent CV och imponera på arbetsgivaren

För någon som inte har vanan inne kan det vara ganska svårt att skriva ett välskrivet CV. Vad ska CV:t egentligen innehålla och vad är irrelevant att ta med? Det är, som tur är, här som vi kommer in i bilden och kan hjälpa till. I den här guiden kommer vi att försöka förklara för dig som vill jobba som administrations assistent hur man skriver ett riktigt bra CV som leder till bra jobb.

Vi kommer att komma med tips och trix, men även varningar och saker som du bör undvika att ta med. Dessutom kommer vi att visa, med ett praktiskt exempel, hur ett bra CV kan vara formulerat.

Vad är en administrations assistent eller en administrativ assistent?

En administrations assistent är någon som jobbar med de administrativa uppgifterna på ett företag. Kärt barn har många namn som man säger och därför kallas en administrations assistent också för en administrativ assistent och i vissa fall för administratör. Det är tre begrepp som särskiljs i vissa fall, men i andra fall används synonymt.

Det är på grund av det väsentligt att du noga läser igenom den tjänsts arbetsbeskrivning som du är intresserad av att söka. Då får du svart på vitt exakt vilka arbetsuppgifter som du kommer att få. En administrations assistent jobbar som sagt med de administrativa uppgifter. Det kan vara väldigt brett eftersom att administration omfattar ganska mycket.

Vanligtvis så jobbar administrations assistenten med att svara i telefon och mejl, organisera papper, kopiera och sammanställa dokument, eventuellt beställa varor, se till att det är snyggt och organiserat på kontoret, ta fram mötesmaterial, föra protokoll och organisera anteckningarna.

Yrket är därför väldigt brett och du får själv kolla upp vad som gäller på just din arbetsplats. Vissa arbetsgivare vill ha någon som inte bara jobbar med de administrativa arbetet, utan också lite mer med att assistera någon chef, t.ex. genom att boka resor, möten eller hotell.

Vad för typ av krav finns det för att börja jobba som en administrativ assistent?

För det flesta roller krävs det ingen högre utbildning alls. Det räcker med att du har en gymnasieexamen. I sådana fall är det självklart mer meriterande om du har examen från ett program där du har studerat administration eller något liknande ämne. Ett exempel på ett program som är meriterande är ekonomiprogrammet.

Många arbetsgivare letar efter anställda som har koll på saker som ekonomi och juridik och det är något som elever på ekonomiprogrammen ofta läser. Dessutom kan du välja att läsa till ämnen som organisation och ledarskap eller liknande och sådana kurser är naturligtvis relevanta.

För vissa högre tjänster kan det dock krävas en utbildning på högre nivå. Flera olika utbildningar brukar accepteras så det spelar ingen större roll vilken utbildning som du har. Det bör dock vara inom ett relevant ämne, som administration, juridik, ekonomi, organisation eller liknande.

Hur bör någon som vill jobba som administrativ assistent att skriva sitt CV. Vad bör CV:t innehålla och vad ska undvikas att tas med?

Administrativa assistenter som vill börja jobba inom sitt yrke bör därför lägga upp sitt CV på ett sätt som framstår som attraktivt för arbetsgivaren. Du bör fokusera på dina goda sidor och undvika dem dåliga. Fundera också igenom dina egenskaper och fundera på och du kan vinkla dem på ett sådant sätt som gör att de upplevs som meriterande eller relevanta.

Ett exempel kan vara att du har jobbat på ett äldreboende tidigare. Det är vid första ögonblicket inte så relevant för en administrationstjänst, eller hur? Men om du har jobbat på ett äldreboende så har du antagligen fått färdigheter som gör dig duktig på att planera, interagera med andra och organisera saker. Du kan alltså ha lärt dig saker från dina tidigare jobb, eller fått erfarenheter som i sig är relevanta för ett yrke inom administration.

Försök att tydligt beskriva dina tidigare jobb och utbildningar och hur det som du har lärt dig där kommer kunna hjälpa dig i ditt nya yrke som administrativ assistent. Det gäller alltså att vara lite klurig och fundera på vad för förmågor du har och vad som faktiskt är relevant för arbetsgivaren.

Eftersom att de flesta som jobbar som administrativa assistenter dessutom saknar utbildning så bör du fokusera lite extra på din utbildning, om du har någon relevant. Det spelar ingen roll om utbildningen är på universitetsnivå eller högskolenivå. Försök att förklara lite mer vad utbildningen handlar om och vad du har lärt dig av det.

Ett riktigt bra exempel på hur ett CV för en administrativ assistent kan se ut

Några exempel på vad du bör undvika att nämna eller ta med om du ska skriva ett CV

Det finns några fel som är ganska vanliga i CV:n. Det innebär att det finns några vanliga fel som många gör. Om du kan undvika att göra dessa fel kommer du därför att sticka ut på ett väldigt positivt sätt för arbetsgivaren. Följande är några exempel på fel som du bör undvika att göra.

CV:t är för otydligt och har ingen klar riktning

Ett vanligt fel är att CV:t inte upplevs som enhetligt, utan är väldigt spretigt och att en röd tråd saknas. Innan du börjar skriva CV:t är det viktigt att fundera över vad du egentligen vill säga med ditt CV. Du vill ju få arbetsgivaren intresserad av att anställa dig, eller hur?

Isåfall måste du presentera ett CV som visar det. Allt i CV:t ska ha “förtjänat” sin plats och därför bör ingenting vara inslängt i CV:t bara “för att”. Det ska vara tydligt att allt som finns i CV:t är där för att det visar något som är viktigt för arbetsgivaren (och det bör vara som ett “argument” varför du bör anställas, t.ex. en viss arbetslivserfarenhet).

Alla typer av erfarenheter är därför inte relevant och CV:t kommer att upplevas som spretigt om du har med 20 olika arbetslivserfarenheter inom helt olika kategorier. Du bör ta fram de viktigaste och de som är mest meriterande för den nya tjänsten som du söker.

Du upplevs som ointresserad av rollen eller att du inte är påläst

Det som antagligen är mest oattraktivt för arbetsgivaren är när den sökande verkar ha noll koll på hur företaget fungerar (när det gäller information som det går att hitta) eller om det upplevs som helt ointresserad av rollen som den sökt.

Och det är ju inte så konstigt egentligen. Få vill anställa någon som verkar helt oengagerad och ointresserad av arbetet. Du bör därför läsa på i alla fall en del om företaget så att du vet vad det är för något och hur det fungerar innan du ansöker om en roll där. Du behöver även formulera dig CV på ett sätt som gör att du upplevs som engagerad och intresserad.

Du behöver inte översälja dig själv, men  “jag älskar att jobba med…”  låter bättre  “jag skulle kunna tänka mig att jobba med…, om lönen är bra” . Tänk därför på hur du upplevs för arbetsgivaren när du skriver ditt CV.

Det finns flera stav-eller slarvfel i CV:t

Det är inte heller bra om det finns många stav- eller slarvfel i ditt CV. Det indikerar för arbetsgivaren att du helt enkelt inte tagit dig tiden att läsa igenom ditt CV flera gånger, eller att du har slarvat. Det är få som vill ha en sådan anställd, så därför bör du direkt visa att du är noga med detaljer och ser till så att det inte finns några fel i texten.

Du knyter inte dina kunskaper till praktiska exempel

Många slänger ofta ur sig klyschor i sitt CV. Det är stresståliga, van vid att ha många bollar i luften etc. Och visst är det naturligtvis bra för arbetsgivaren att du är det, men för denne är det bara ord på ett vitt papper. Arbetsgivaren vet ingenting mer om det. Hur kommer det sig att du är stresstålig? Hur fungerar du i en stressad situation?

Istället bör du ta fram konkreta exempel där du tydligt kan beskriva i vilken situation som du var strestålig och vad du gjorde för att hantera stressen. Det gör att arbetsgivaren får en lite tydligare bild över vad du kan och chansen att du får komma på intervju ökar.

Det är för långt, eller för kort

Sedan är det också svårt att veta hur en ideal längd på CV:t ser ut. Det gör att många antingen skriver ett CV som är för kort eller för långt. Runt ett till två a4 papper fungerar bra. Det bör inte vara kortare eller längre än det. Här gäller det att sålla bland dina erfarenheter och bara välja ut det mest relevanta att visa för arbetsgivaren.

Om det är för långt vet arbetsgivaren inte vilka erfarenheter som är mest relevanta och vad den bör fokusera på. Risken att rekryteraren tappar intresset är också större. Tvärtom är det om CV:t är alldeles för kort. Då är det svårt att få en djupare bild av dig och arbetsgivaren vet inte heller om du verkligen har det som krävs för rollen. Se därför till att hålla CV:t inom en lämplig längd.

Du är för personlig

Något många också faller på är att CV:t blir alldeles för personligt. Du behöver inte nämna att du har barn och husdjur i CV:t, utan du bör bara fokusera på din karriär, rollen som du söker och vad du kan tillföra företaget.

Mer privata ämnen kan ni diskutera på intervjun om rekryteraren är intresserad. I annat fall finns risken att du uppfattas som oseriös eller att du inte bryr dig om rollen som du söker.

Hur ett exempel på en struktur kan se ut

När CV:t sedan ska skrivas måste både texten med själva innehållet vara välskrivet och intressant, men det måste också vara uppdelat och strukturerat på ett lämpligt sätt. Strukturen ska göra CV:t lättare att läsa och förstå det och därför bör du verka för att göra det så luftigt och lättläst som möjligt.

Följande är exempel på de sektioner som du kan ha i CV:t. Du kan välja lite själv vilka sektioner som du vill ha med, men följande bör vara med i någon form i alla fall.

Header

I headern ska alla uppgifter till och om dig vara med. Det är uppgifter som kan behövas för att kontakta dig eller som behövs vid rekryteringen. Exempel på sådana uppgifter är namn, adress, telefonnummer, mailadress, länk till ditt LinkedIn konto och din yrkestitel.

Ett exempel på hur en sådan header kan se ut kommer här:

Introduktion

Nästa steg är att skriva en riktigt bra introduktion. Det är som en slags kort, professionell sammanfattning av dig, ditt yrke och din karriär. Vad du väljer att nämna och vad introduktionen ska innehålla är ganska valfri, men det viktigaste är att du visar för arbetsgivaren att du är relevant för tjänsten och har det som krävs för att utföra arbetet på bästa sätt.

Du kan t.ex nämna hur du fungerar i vissa situationer, vad du gjort på ditt tidigare jobb eller vilka kompetenser som du har. Du skulle även kunna skriva lite om dina drömmar, mål eller ambitioner. Det är ett sätt att visa för arbetsgivaren vart du vill och är på väg och förhoppningsvis så ger du då intrycket att du är driftig och ambitiös, vilket är två egenskaper som de flesta arbetsgivare vill ha.

Arbetslivserfarenhet

Sedan kommer arbetslivserfarenheter och här skriver du helt enkelt om de tidigare jobb som du har haft. Här är det dock viktigt att tänka på det som nämns ovan – att inte ta med alltför många erfarenheter. Det är fortfarande viktigt att hålla CV:t kort och relevant och du bör bara ta med de erfarenheter som är meriterande för den nya tjänst som du söker.

När du ska skriva om dina arbetslivserfarenheter så bör du göra någon form av punktlista eller stapel. I den nämner du när du började arbeta på arbetet, när du slutade på jobbet, vad företaget som du jobbade på heter, vad din yrkesroll var och eventuellt orten som företaget låg på.

Så här kan det se ut:

Utbildning

Sedan kommer utbildning och den kan du lägga upp på ungefär samma sätt som du la upp arbetslivserfarenheterna. Du nämner helt enkelt när du studerade på utbildningen, vad den hette, vilket lärosäte och ort som det var. Du kan dock skippa punktlistan om du redan har skrivit uttömmade listor på dina arbeten.

Om du däremot saknar arbetslivserfarenheter så kan du fylla på lite mer information om utbildningen och vad du fick göra, i annat fall räcker det med att du nämner om du läst någon specialisering eller meriterande kurs.

Kompetenser

Under kompetenser så gör du en lista över alla de kompetenser som du har och som är kopplade till ditt yrke. Det kan både vara yrkeskompetenser, kvalifikationer och övriga kompetenser. Tänk dock på att bara nämna sådant som är relevant för arbetsgivaren.

Ta också med att du har referenser

Det är viktigt att ta med referenser eftersom att du kan utomstående styrka bilden av dig. Många arbetsgivare fäster väldigt stor vikt vid referenser och därför är det bra att du har sådana. Du kan t.ex. skriva “referenser lämnas på begärnas” i slutet av CV:t för att arbetsgivaren ska veta att du har referenser.

Sammanfattning: Hur man skriver ett grymt CV för en administrations assistent

Nu kommer du att kunna skriva ett grymt CV för en administrativ assistent och förhoppningsvis få väldigt många jobberbjudanden att välja mellan. Om du behöver några fler tips och varningar så kommer en lista på det här nedan:

📌 Tips:

⚠️ Varningar:

Ta till vara på alla de resurser som vi erbjuder på vår hemsida

Om du behöver ännu mer hjälp kan du spana in vår karriärblogg där vi har ännu fler tips och trix. Om du behöver hjälp att att göra ett snyggt CV så kan du ladda ned en CV-mall från oss. I den kommer det visuella redan klart och du behöver bara fylla i din information i de rutor som finns.

Om du inte riktigt hittade vad du letade efter här eller om du vill se ett CV-exempel som är baserat på ett annat yrke så har vi flera CV-guider efter olika yrken och yrkesgrupper som du gärna får spana in.