En administratörs jobb är alltså ganska brett och du kan ha flera olika administrativa arbetsuppgifter på din arbetsplats.
Det är vanligt att rollen som administratör delas upp i flera olika arbetskategorier. Du behöver alltså inte göra alla typer av administration (såvida det inte är ett mindre företag där det räcker med att en person sköter allt). Några vanliga jobb för administratörer är kontorsadministratör, ekonomiadministratör, receptionist och kundtjänstmedarbetare.
Table of Contents
Vad gör man inom de många olika typerna av jobb som en administratör kan ha?
Eftersom att administration är ett så brett yrke så finns det många olika uppgifter för en administratör. Det är företaget som bestämmer vilka arbetsuppgifter som de har ett behov av och hos vissa företag har du bara en typ av uppgifter, medan hos andra har du flera olika typer.
På jobbet som kontorsadministratör
Om du jobbar som kontorsadministratör är det vanligt att du har koll på allt som rör kontoret. Du kanske beställer och tar emot varor, ser till att allt på kontoret är påfyllt, beställer fika till möten, samt ordnar med konferenser. Du är lite av en allt-i-allo och ser till att allt på kontoret flyter på. Du kanske jobbar på och mellan flera avdelningar på kontoret och är en länk mellan avdelningarna.
På jobbet som ekonomiadministratör
Som ekonomiadministratör sköter du enklare ekonomiska sysslor. Du arbetar med att fakturera, kontroll-kolla uppgifter och att göra enklare bokföring. Du hjälper till men är inte den ytterst ansvarig. Du är strukturerad, noggrann och behjälplig och erbjuder samtidigt företaget en avlastning när det kommer till sysslorna som rör ekonomi.
På jobbet som receptionist
En receptionist behöver ha mycket goda kunskaper i tal och skrift och är den som sköter kund- eller gästkontakten åt företaget. Receptionisten möter kunder, gäster och eventuella leverantörer och ska kunna ge dem bra service och hänvisa dem till rätt plats. De behöver även sköta administrativa uppgifter och kunna hantera många bollar i luften samtidigt då ett sådant arbetet är stressfullt.
På jobbet som kundtjänstmedarbetare
Som kundtjänstmedarbetare är det du som sköter kontakten med företagets kunder. Du behöver därför vara strukturerad och vara inriktad på att ge en bra service. Du är den som svarar på mejl eller i telefon när kunderna hör av sig med olika typer av frågor. Det kan både röra frågor som fakturafrågor och leveransfrågor, men även frågor som rör produkten. Det är viktigt att du har goda kunskaper i tal och skrift och är dedikerad till att lösa dina uppgifter.
Assisterande administratör CV
För att få jobb som administratör krävs det att du är socialt kompentent, har datorvana och är organiserad. De är de viktigaste egenskaperna för att få jobb som administratör och det är viktigt att det är de uppgifterna som lyfts fram i ditt CV. Nedan kommer ett exempel på hur ett CV för en administratör kan se ut.
Hur ska administratörer strukturera upp sitt CV?
Om du ska skriva en CV som administratör så är det viktigt att du håller dig till en strukturerad ordning och att layouten du väljer speglar dina kompetenser som administratör. Den ska inte se slarvig ut, det ger inte ett bra intryck för arbetsgivaren.
Nedan kommer ett förslag på hur du kan strukturera ditt CV.
- Header – här ska dina person- och kontaktuppgifter stå, som till exempel namn, mejladress, telefonnummer etc. Tänk på att inga privata uppgifter som smeknamn eller namn på sociala medier ska stå här.
- Introduktion – här kommer en kort introduktion om dig och du kan välja att göra en kort sammanfattning av din kompetens och yrkesmässig erfarenhet, samt varför rekryteraren ska välja just dig.
- Arbetslivserfarenhet – här listar du i punktform vilka tidigare arbetslivserfarenheter du har. Glöm inte att nämna vad du gjort på arbetsplatsen och hur det gynnar dig i ditt framtida arbetsliv.
- Utbildning – här nämner du relevant utbildning som du har. Det är viktigt att hålla sektionen kort och undvik snarare att nämna utbildning som inte har någon relevans till tjänsten du söker.
- Kompetens – här nämner du den speciella kompentensen som du har. Det kan vara färdigheter, förmågor eller kunskaper som är relevant för yrket och som gör så att du sticker ut i rekryterarens ögon.
Exempel på CV för en administratör
Födelsedatum: 1999-12-12
Adress: Lundvägen 19, 123 45 Lund
E-post: mårten.mårtensson@exempel.com
Telefonnummer: 777-654 74 23
Personlig beskrivning
Jag är en person som är noggrann, serviceinriktad och flexibel. Jag har flera års erfarenhet av administrativa uppgifter och vill beskriva mig själv som en väldigt självgående administratör. Jag har främst erfarenhet inom mötesplanering och inventering, men vill utveckla mig inom ekonomi och redovisning. Jag har jobbat de senaste 3 åren på mitt nuvarande jobb och vill nu få möjlighet att utvecklas i en ny bransch. Med mina långa erfarenheter och min kompentens inom företags-administration tror jag att jag skulle passa utmärkt för rollen som administratör på [företagets namn].
ARBETSLIVSERFARENHET
November 2019 – pågående
Administratör | WeGrow, Lund
- Administrerar och planerar alla olika typer av konferenser, möten och evenemang. Det kan vara allt från lokalbokningar och kommunikation mellan deltagarna till protokollföring och annan teknisk support.
- Har det yttersta ansvaret för inköp av kontorsmaterial och ansvarar över inventeringen.
Juli 2019 – november 2019
Administrativ assistent | Konsultanten, Malmö
- Var kontakten mellan de olika avdelningarna på företaget och samordnade möten och andra typer av sammanträden.
- Korrekturläste ordrar och såg till att verksamheten flöt på.
- Hanterade inköp och i viss mån fakturering.
Augusti 2018 – juli 2019
Serveringspersonal | Restaurang Hönan, Lund
- Tog emot och serverade gästerna. Serverade mat och dryck, organiserade bordsplaceringar och stod i kassan.
- Jag arbetade i ett sammansvetsat team där det alltid var ett högt tempo och det var viktigt att snabbt kunna anpassa sig efter gästernas behov.
UTBILDNING
2015 – 2018
Gymnasie | Malmö
Samhällsprogrammet, inriktning ekonomi
- Kurser i bland annat ledarskap och planering, men även i företagsekonomi och redovisning.
TEKNISKA FÄRDIGHETER
- MS Office: Mycket goda kunskaper i Word, Powerpoint, Outlook och Excel, samt övriga Office paket
SPRÅKKUNSKAPER
- Svenska – flytande
- Engelska – mycket goda kunskaper i tal och skrift
Referenser lämnas vid förfrågan
Vilka färdigheter det är bra att ha goda kunskaper i som administratör
Om du vill börja jobba som administratör finns det några olika färdigheter och personliga egenskaper som det kan vara avgörande att ha för att få jobbet.
Noggrann och strukturerad
Det nästan viktigaste egenskaperna som administratör är att du är noggrann och har struktur. Du har ansvar över att organisation flyter på som den ska och därför är det viktigt att du har ordning och sköter dina uppgifter och projekt på ett noggrant sätt. Du kanske har flera olika roller inom företaget och därför måste alla dina arbetsuppgifter struktureras på ett rimligt sätt.
Samarbetsvillig och lätt att arbeta med
Som administratör jobbar du med många olika människor och därför är det viktigt att du har lätt för att arbeta med dina kollegor och att du kan sköta dina arbetsuppgifter på ett bra sätt. Du är ofta länken mellan många avdelningar och därför är det viktigt att du kan arbeta med alla.
Social
Som en assistent inom administration är det viktigt att vara social och tillmötesgående eftersom att du möter många olika personer på arbetsplatsen. Du kanske samordnar möten mellan flera avdelningar eller organisera ett projekt. Då är det viktigt att du har med dig den sociala biten, så att du kan sköta dina arbetsuppgifter på bästa sätt. Om du jobbar med kunder eller gäster, t.ex. som receptionist eller kundtjänstmedarbetare är det viktigt att du är service-minded och alltid ser till att hjälpa kunden.
Flexibel
Det är också viktigt att du som administratör är flexibel. Det kan ske många omsvängningar på en arbetsplats och därför kan du behöva prioritera och omprioritera ditt arbete. Du måste kunna hantera att arbetsuppgifter svänger snabbt och att kunna hålla flera bollar i luften samtidigt.
Finns det några utvecklingsmöjligheter som administratör?
Många kanske felaktigt tror att det inte finns några utvecklingsmöjligheter inom administratör eftersom att det är ett jobb som inte kräver någon utbildning. Och det må vara sant att “nybörjarjobben” inom administration inte kräver något utbildning, men många väljer att vidareutbilda sig inom IT, ekonomi, löneadministration, språk eller liknande, och det ökar möjligheterna att utvecklas som administratör och få högre kvalificerade jobb och högre lön.
Vad är lönen för en administratör?
Även de som inte utbildar sig får högre lön och mer kvalificerade uppgifter på arbetsplatsen efter några år, i takt med att deras erfarenhet växer. Administratörer har alltså möjlighet till “stora” löneökningar och enligt Arbetsförmedlingen ligger genomsnittslönen runt 30 000 kr per månad. För de med utbildning eller erfarenhet ligger lönen ännu högre och vissa kan tjäna så mycket som 38 000 kr per månad.
Avslutning: exempel på hur du skriver ett bra CV och fler tips och trix för dig som vill få jobb som en administratör
Avslutningsvis är det viktigast att du lyfter fram dina personliga egenskaper när du söker jobb som administratör. Det är för att sådana jobb oftast inte kräver utbildning och i sådana fall rekryterar arbetsgivaren baserat på personliga egenskaper och kompentenser. Nedan kommer fler trips och trix för hur du ska gå till väga för att skriva ett bra CV.
📌 Tips:
- Använd en CV-mall från oss för att framstå som professionell och kompentent.
- Se till att ditt språkbruk visar att du passar för ett jobb inom administration. Det ska vara lättsamt, professionellt och tydligt. Inte för avancerat, men artigt.
- Se till att CV:ts layout speglar dina kompentenser som administratör. Sektionerna ska både vara korta men sammanfattande. Visa att du har de administrativa förmågor som du skriver att du har.
- Försök även vara unik i CV:t och visa vem du är. Om du inte är minnesvärd hos rekryteraren kommer du inte heller att bli anställd.
⚠️ Varningar:
- Blir inte alltför privat och nämn inte uppgifter som är kopplat till ditt privatliv. Håll fokuset på vem du är som yrkesperson.
- Undvik att lista information eller erfarenheter som är inaktuellt, irrelevanta eller olämpliga på andra sätt. Bara information som är relevant för arbetet du söker ska vara med. Det är bättre att hålla CV:t kort och koncist.
- Följ kraven som rekryteraren har. Om rekryteraren vill att du ska ta med något som vi sagt att du inte ska göra, så följ naturligtvis rekryterarens krav. Vi ger enbart råd och inga regler. Lyssna på rekryteraren när denne efterfrågar något.
